Оптимизация почты Gmail: Фильтруем входящие

Вступление

По моему скромному мнению, почта Gmail наиболее близка к идеальной на сегодняшний день. Я перевёз туда все аккаунты с других почтовых сервисов, и активно ей пользуюсь. Буквально на днях объём бесплатного ящика начал резко увеличиваться, и сейчас доступно уже более 10Гб, что более чем достаточно даже для активного использования. Интерфейс и функциональность так же выше всяких похвал.


А не так давно наткнулся на переводную статью про оптимизацию почты Gmail, и нашёл её не совсем полной. Потому решил поделиться и своими советами.

С чего начать?

До оптимизации мой ящик выглядел примерно так:

Сразу отправляемся в настройки (Setting), подпункт «Ярлыки» (Labels), чтобы избавиться от кучи ненужных «папок»-ярлыков — я приверженец минимализма.

У меня есть два дополнительных ярлыка: Subscribe (подписка) для рассылок и Notify (уведомления) для, внезапно, уведомлений с разных сайтов. Т.е. это те письма, которые отправляются роботами, и менее интересны. Для ярлыков можно задать свои цвета, чтобы сразу отличать их друг от друга в режиме показа всей почты (All Mail).


Затем напротив ярлыков следует выбрать пункты «Скрывать (Hide)» или «Показывать, если есть непрочитанные (Show if unread)» — тогда лишние папки без новых писем не будут мозолить глаза. При необходимости их всегда можно найти, развернув список. 
Сохраните изменения и посмотрите, насколько просторнее стало в списке слева!

Фильтры

Теперь самое главное: фильтры! Это моя любимая тема.
Раньше я удалял уведомления из входящих, чтобы важные письма не терялись среди хлама («умному» сортировщику гугла я не доверяю, как и альтернативным режимам отображения входящих). Теперь всё по своим местам.

Для начала откроем какое-нибудь письмо из входящих, которое нам прислал робот, в примере — от lifehacker.ru.

Можно скопировать адрес или только домен с собачкой, по ситуации. После чего идём в настройки, раздел «фильтры». В самом низу есть ссылка для создания нового фильтра.

Перед вами откроется окошко. Заполняем соответствующие поля (в моём случае достаточно поля «От:»), и жмём ссылку «Создать фильтр» (Create filter with this search).


Теперь самое интересное. Здесь нужно поставить галку «Пропустить входящие» (Skip the inbox), чтобы письмо не мозолило глаза; «Применить ярлык» (Apply the label) — выбрать нужное, у меня это Notify; «Не отправлять в спам» (Never send it to spam) — и на старуху бывает проруха; «Не помечать как важное» (Never mark it as important) — редко такие письма бывают особо важными, но Google их упорно таковыми помечает; «Применить к другим письмам» (Also apply filter to %count% matching conversations) — это поместит в нужную «папку» все остальные письма из входящих, которые отвечают условиям фильтра, таким образом освободив от подобного хлама входящие.

Кому-то может показаться большой рутиной перебирать письма вручную, но всё ли так плохо? Уведомления и рассылки мы получаем регулярно. Достаточно потратить 40 секунд на поступившее письмо, и оно больше никогда не отвлечёт внимания от действительно важных сообщений. На постепенное наполнение списка у меня ушло около недели — как раз тот отрезок, за который с каждого сервиса, которым я пользуюсь, пришло хотя-бы одно письмо.
Кроме того, фильтры очень гибкие. Посмотрите на скриншот:

Можно настроить фильтр как на определённый почтовый ящик, так и на целый почтовый домен, или на ключевую фразу в теме. На скриншоте я даже настроил пару фильтров для спам-писем, которые настырно лезли ко мне в ящик.

Дополнительно

Напоследок ещё пара менее важных советов.


1. Как уже говорил переводчик предыдущей статьи, стоит убрать Веб-подборки (Web-clips) в настройках, поскольку они очень похожи на простую рекламу.
2. В разделе настроек «Входящие» (Inbox) можно отключить маркеры, они только создают дополнительные, практически бессмысленные значки в папках.
3. Очень полезно привязать сбор почты с других ящиков в Gmail: можно не только управлять всем через один интерфейс, но даже отправлять письма с других ящиков прямо из Gmail.
4. Посетите раздел «Лаборатория» (Labs), где есть много интересных штучек: счётчик непрочитанных сообщений на значке в браузере, кнопка «Отметить как прочитанное», кнопка для принудительного обновления привязанных по POP-протоколу ящиков и прочее, прочее.
5. Включить текстовые подписи к кнопкам тоже не помешает: меня часто путают голые значки.
6. Наконец, тема Soft Gray мне нравится больше, чем High Contrast — меньше резких линий, ничего лишнего.

Итоги

Viola! Торжество минимализма и продуктивности:

Что мы имеем?


1. Входящие, где находятся только письма от живых людей, и потому значительно более важные, чем рассылки и уведомления;2. Чистый интерфейс, где всё неактуальное скрыто от глаз долой;3. Множество других полезностей.

Пользуйтесь почтой Google, живите счастливо и продуктивно!

А для любителей подарков ручной работы и посткроссинга с открытками у меня есть пара ссылок: одна и вторая, обязательно заходите!

Оптимизация почты Gmail: Фильтруем входящие

Вступление

По моему скромному мнению, почта Gmail наиболее близка к идеальной на сегодняшний день. Я перевёз туда все аккаунты с других почтовых сервисов, и активно ей пользуюсь. Буквально на днях объём бесплатного ящика начал резко увеличиваться, и сейчас доступно уже более 10Гб, что более чем достаточно даже для активного использования. Интерфейс и функциональность так же выше всяких похвал.


А не так давно наткнулся на переводную статью про оптимизацию почты Gmail, и нашёл её не совсем полной. Потому решил поделиться и своими советами.

С чего начать?

До оптимизации мой ящик выглядел примерно так:

Сразу отправляемся в настройки (Setting), подпункт «Ярлыки» (Labels), чтобы избавиться от кучи ненужных «папок»-ярлыков — я приверженец минимализма.

У меня есть два дополнительных ярлыка: Subscribe (подписка) для рассылок и Notify (уведомления) для, внезапно, уведомлений с разных сайтов. Т.е. это те письма, которые отправляются роботами, и менее интересны. Для ярлыков можно задать свои цвета, чтобы сразу отличать их друг от друга в режиме показа всей почты (All Mail).


Затем напротив ярлыков следует выбрать пункты «Скрывать (Hide)» или «Показывать, если есть непрочитанные (Show if unread)» — тогда лишние папки без новых писем не будут мозолить глаза. При необходимости их всегда можно найти, развернув список. 
Сохраните изменения и посмотрите, насколько просторнее стало в списке слева!

Фильтры

Теперь самое главное: фильтры! Это моя любимая тема.
Раньше я удалял уведомления из входящих, чтобы важные письма не терялись среди хлама («умному» сортировщику гугла я не доверяю, как и альтернативным режимам отображения входящих). Теперь всё по своим местам.

Для начала откроем какое-нибудь письмо из входящих, которое нам прислал робот, в примере — от lifehacker.ru.

Можно скопировать адрес или только домен с собачкой, по ситуации. После чего идём в настройки, раздел «фильтры». В самом низу есть ссылка для создания нового фильтра.

Перед вами откроется окошко. Заполняем соответствующие поля (в моём случае достаточно поля «От:»), и жмём ссылку «Создать фильтр» (Create filter with this search).


Теперь самое интересное. Здесь нужно поставить галку «Пропустить входящие» (Skip the inbox), чтобы письмо не мозолило глаза; «Применить ярлык» (Apply the label) — выбрать нужное, у меня это Notify; «Не отправлять в спам» (Never send it to spam) — и на старуху бывает проруха; «Не помечать как важное» (Never mark it as important) — редко такие письма бывают особо важными, но Google их упорно таковыми помечает; «Применить к другим письмам» (Also apply filter to %count% matching conversations) — это поместит в нужную «папку» все остальные письма из входящих, которые отвечают условиям фильтра, таким образом освободив от подобного хлама входящие.

Кому-то может показаться большой рутиной перебирать письма вручную, но всё ли так плохо? Уведомления и рассылки мы получаем регулярно. Достаточно потратить 40 секунд на поступившее письмо, и оно больше никогда не отвлечёт внимания от действительно важных сообщений. На постепенное наполнение списка у меня ушло около недели — как раз тот отрезок, за который с каждого сервиса, которым я пользуюсь, пришло хотя-бы одно письмо.
Кроме того, фильтры очень гибкие. Посмотрите на скриншот:

Можно настроить фильтр как на определённый почтовый ящик, так и на целый почтовый домен, или на ключевую фразу в теме. На скриншоте я даже настроил пару фильтров для спам-писем, которые настырно лезли ко мне в ящик.

Дополнительно

Напоследок ещё пара менее важных советов.


1. Как уже говорил переводчик предыдущей статьи, стоит убрать Веб-подборки (Web-clips) в настройках, поскольку они очень похожи на простую рекламу.
2. В разделе настроек «Входящие» (Inbox) можно отключить маркеры, они только создают дополнительные, практически бессмысленные значки в папках.
3. Очень полезно привязать сбор почты с других ящиков в Gmail: можно не только управлять всем через один интерфейс, но даже отправлять письма с других ящиков прямо из Gmail.
4. Посетите раздел «Лаборатория» (Labs), где есть много интересных штучек: счётчик непрочитанных сообщений на значке в браузере, кнопка «Отметить как прочитанное», кнопка для принудительного обновления привязанных по POP-протоколу ящиков и прочее, прочее.
5. Включить текстовые подписи к кнопкам тоже не помешает: меня часто путают голые значки.
6. Наконец, тема Soft Gray мне нравится больше, чем High Contrast — меньше резких линий, ничего лишнего.

Итоги

Viola! Торжество минимализма и продуктивности:

Что мы имеем?


1. Входящие, где находятся только письма от живых людей, и потому значительно более важные, чем рассылки и уведомления;2. Чистый интерфейс, где всё неактуальное скрыто от глаз долой;3. Множество других полезностей.

Пользуйтесь почтой Google, живите счастливо и продуктивно!

А для любителей подарков ручной работы и посткроссинга с открытками у меня есть пара ссылок: одна и вторая, обязательно заходите!