26 апреля 2012 г.

Оптимизация почты Gmail: Фильтруем входящие

Вступление

По моему скромному мнению, почта Gmail наиболее близка к идеальной на сегодняшний день. Я перевёз туда все аккаунты с других почтовых сервисов, и активно ей пользуюсь. Буквально на днях объём бесплатного ящика начал резко увеличиваться, и сейчас доступно уже более 10Гб, что более чем достаточно даже для активного использования. Интерфейс и функциональность так же выше всяких похвал.


А не так давно наткнулся на переводную статью про оптимизацию почты Gmail, и нашёл её не совсем полной. Потому решил поделиться и своими советами.



С чего начать?

До оптимизации мой ящик выглядел примерно так:


Сразу отправляемся в настройки (Setting), подпункт «Ярлыки» (Labels), чтобы избавиться от кучи ненужных «папок»-ярлыков — я приверженец минимализма.




У меня есть два дополнительных ярлыка: Subscribe (подписка) для рассылок и Notify (уведомления) для, внезапно, уведомлений с разных сайтов. Т.е. это те письма, которые отправляются роботами, и менее интересны. Для ярлыков можно задать свои цвета, чтобы сразу отличать их друг от друга в режиме показа всей почты (All Mail).


Затем напротив ярлыков следует выбрать пункты «Скрывать (Hide)» или «Показывать, если есть непрочитанные (Show if unread)» — тогда лишние папки без новых писем не будут мозолить глаза. При необходимости их всегда можно найти, развернув список. 
Сохраните изменения и посмотрите, насколько просторнее стало в списке слева!


Фильтры

Теперь самое главное: фильтры! Это моя любимая тема.
Раньше я удалял уведомления из входящих, чтобы важные письма не терялись среди хлама («умному» сортировщику гугла я не доверяю, как и альтернативным режимам отображения входящих). Теперь всё по своим местам.

Для начала откроем какое-нибудь письмо из входящих, которое нам прислал робот, в примере — от lifehacker.ru.


Можно скопировать адрес или только домен с собачкой, по ситуации. После чего идём в настройки, раздел «фильтры». В самом низу есть ссылка для создания нового фильтра.


Перед вами откроется окошко. Заполняем соответствующие поля (в моём случае достаточно поля «От:»), и жмём ссылку «Создать фильтр» (Create filter with this search).


Теперь самое интересное. Здесь нужно поставить галку «Пропустить входящие» (Skip the inbox), чтобы письмо не мозолило глаза; «Применить ярлык» (Apply the label) — выбрать нужное, у меня это Notify; «Не отправлять в спам» (Never send it to spam) — и на старуху бывает проруха; «Не помечать как важное» (Never mark it as important) — редко такие письма бывают особо важными, но Google их упорно таковыми помечает; «Применить к другим письмам» (Also apply filter to %count% matching conversations) — это поместит в нужную «папку» все остальные письма из входящих, которые отвечают условиям фильтра, таким образом освободив от подобного хлама входящие.


Кому-то может показаться большой рутиной перебирать письма вручную, но всё ли так плохо? Уведомления и рассылки мы получаем регулярно. Достаточно потратить 40 секунд на поступившее письмо, и оно больше никогда не отвлечёт внимания от действительно важных сообщений. На постепенное наполнение списка у меня ушло около недели — как раз тот отрезок, за который с каждого сервиса, которым я пользуюсь, пришло хотя-бы одно письмо.
Кроме того, фильтры очень гибкие. Посмотрите на скриншот:


Можно настроить фильтр как на определённый почтовый ящик, так и на целый почтовый домен, или на ключевую фразу в теме. На скриншоте я даже настроил пару фильтров для спам-писем, которые настырно лезли ко мне в ящик.


Дополнительно

Напоследок ещё пара менее важных советов.


1. Как уже говорил переводчик предыдущей статьи, стоит убрать Веб-подборки (Web-clips) в настройках, поскольку они очень похожи на простую рекламу.
2. В разделе настроек «Входящие» (Inbox) можно отключить маркеры, они только создают дополнительные, практически бессмысленные значки в папках.
3. Очень полезно привязать сбор почты с других ящиков в Gmail: можно не только управлять всем через один интерфейс, но даже отправлять письма с других ящиков прямо из Gmail.
4. Посетите раздел «Лаборатория» (Labs), где есть много интересных штучек: счётчик непрочитанных сообщений на значке в браузере, кнопка «Отметить как прочитанное», кнопка для принудительного обновления привязанных по POP-протоколу ящиков и прочее, прочее.
5. Включить текстовые подписи к кнопкам тоже не помешает: меня часто путают голые значки.
6. Наконец, тема Soft Gray мне нравится больше, чем High Contrast — меньше резких линий, ничего лишнего.


Итоги

Viola! Торжество минимализма и продуктивности:


Что мы имеем?


1. Входящие, где находятся только письма от живых людей, и потому значительно более важные, чем рассылки и уведомления;2. Чистый интерфейс, где всё неактуальное скрыто от глаз долой;3. Множество других полезностей.


Пользуйтесь почтой Google, живите счастливо и продуктивно!

А для любителей подарков ручной работы и посткроссинга с открытками у меня есть пара ссылок: одна и вторая, обязательно заходите!





Ярлыки: , , , , , , , ,

Комментарии: 8:

Blogger Wolfgur сказал(а)...

Отличный пост. У самого сделано примерно тоже самое :)

чт апр. 26, 01:53:00 ПП GMT+8  
Anonymous Анонимный сказал(а)...

фильтрую рассылки, как и вы
в фильтры можно не вбивать все домены, на которые подписан, а использовать также и стандартные адреса роботов, идущие до @, например - donotreply OR noreply OR notify и т.д.

чт апр. 26, 07:35:00 ПП GMT+8  
Blogger Владимир Жданов сказал(а)...

Как-то не подумал об этом, спасибо!

чт апр. 26, 08:18:00 ПП GMT+8  
Anonymous Анонимный сказал(а)...

У меня получается, что уведомлялки из некоторых социалок и форумов сообщают оперативную информацию. Я их оставляю в инбоксе, но метку notify присваиваю. Зато, по прочтении, легко очистить инбокс от уведомлялок, оставив сообщения, над которыми надо подумать/поработать. А так - пару лет минимум это использую (как стало реально читать почту через пуш на мобильных устройствах - встал вопрос фильтрации)

АК.

пт апр. 27, 01:14:00 ПП GMT+8  
Blogger Владимир Жданов сказал(а)...

Как вариант — почему бы и нет. Спасибо!

пт апр. 27, 01:16:00 ПП GMT+8  
Blogger Golovleva_SM сказал(а)...

Спасибо. Раньше эта информация была у меня только в видеолекции некоего известного института, а пока сформировался навык, я задолбалась эту лекцию пересматривать ))))

пн апр. 30, 01:18:00 ДП GMT+8  
Blogger Владимир Жданов сказал(а)...

Даже видеолекции? Ничего себе, не слышал.

пн апр. 30, 09:25:00 ДП GMT+8  
Blogger Игорь Брюхов сказал(а)...

Мне удобней следующее:
Включена опция Несколько папок входящее
настроены метки
label:01 Важное и срочное
label:02 Важное, но не срочное
label:03 Не важное, но срочное
label:04 Неважно и не срочно

Сообщения группируются как по рабочим группам(фильтры проекты, заказчики и клиенты. Почта автоматически разбирается по приоритетам и по важности.

Клиенты предупреждены, что все важные и срочные сообщения должны в теме письма иметь специальную фразу, что позволяет мгновенно реагировать на важные и срочные письма.

Эффективно и удобно.

сб мая 05, 01:51:00 ДП GMT+8  

Отправить комментарий

Подпишитесь на каналы Комментарии к сообщению [Atom]

Ссылки на это сообщение:

Создать ссылку

<< Главная страница

Заметки Белого Тигра: Оптимизация почты Gmail: Фильтруем входящие

26 апреля 2012 г.

Оптимизация почты Gmail: Фильтруем входящие

Вступление

По моему скромному мнению, почта Gmail наиболее близка к идеальной на сегодняшний день. Я перевёз туда все аккаунты с других почтовых сервисов, и активно ей пользуюсь. Буквально на днях объём бесплатного ящика начал резко увеличиваться, и сейчас доступно уже более 10Гб, что более чем достаточно даже для активного использования. Интерфейс и функциональность так же выше всяких похвал.


А не так давно наткнулся на переводную статью про оптимизацию почты Gmail, и нашёл её не совсем полной. Потому решил поделиться и своими советами.



С чего начать?

До оптимизации мой ящик выглядел примерно так:


Сразу отправляемся в настройки (Setting), подпункт «Ярлыки» (Labels), чтобы избавиться от кучи ненужных «папок»-ярлыков — я приверженец минимализма.




У меня есть два дополнительных ярлыка: Subscribe (подписка) для рассылок и Notify (уведомления) для, внезапно, уведомлений с разных сайтов. Т.е. это те письма, которые отправляются роботами, и менее интересны. Для ярлыков можно задать свои цвета, чтобы сразу отличать их друг от друга в режиме показа всей почты (All Mail).


Затем напротив ярлыков следует выбрать пункты «Скрывать (Hide)» или «Показывать, если есть непрочитанные (Show if unread)» — тогда лишние папки без новых писем не будут мозолить глаза. При необходимости их всегда можно найти, развернув список. 
Сохраните изменения и посмотрите, насколько просторнее стало в списке слева!


Фильтры

Теперь самое главное: фильтры! Это моя любимая тема.
Раньше я удалял уведомления из входящих, чтобы важные письма не терялись среди хлама («умному» сортировщику гугла я не доверяю, как и альтернативным режимам отображения входящих). Теперь всё по своим местам.

Для начала откроем какое-нибудь письмо из входящих, которое нам прислал робот, в примере — от lifehacker.ru.


Можно скопировать адрес или только домен с собачкой, по ситуации. После чего идём в настройки, раздел «фильтры». В самом низу есть ссылка для создания нового фильтра.


Перед вами откроется окошко. Заполняем соответствующие поля (в моём случае достаточно поля «От:»), и жмём ссылку «Создать фильтр» (Create filter with this search).


Теперь самое интересное. Здесь нужно поставить галку «Пропустить входящие» (Skip the inbox), чтобы письмо не мозолило глаза; «Применить ярлык» (Apply the label) — выбрать нужное, у меня это Notify; «Не отправлять в спам» (Never send it to spam) — и на старуху бывает проруха; «Не помечать как важное» (Never mark it as important) — редко такие письма бывают особо важными, но Google их упорно таковыми помечает; «Применить к другим письмам» (Also apply filter to %count% matching conversations) — это поместит в нужную «папку» все остальные письма из входящих, которые отвечают условиям фильтра, таким образом освободив от подобного хлама входящие.


Кому-то может показаться большой рутиной перебирать письма вручную, но всё ли так плохо? Уведомления и рассылки мы получаем регулярно. Достаточно потратить 40 секунд на поступившее письмо, и оно больше никогда не отвлечёт внимания от действительно важных сообщений. На постепенное наполнение списка у меня ушло около недели — как раз тот отрезок, за который с каждого сервиса, которым я пользуюсь, пришло хотя-бы одно письмо.
Кроме того, фильтры очень гибкие. Посмотрите на скриншот:


Можно настроить фильтр как на определённый почтовый ящик, так и на целый почтовый домен, или на ключевую фразу в теме. На скриншоте я даже настроил пару фильтров для спам-писем, которые настырно лезли ко мне в ящик.


Дополнительно

Напоследок ещё пара менее важных советов.


1. Как уже говорил переводчик предыдущей статьи, стоит убрать Веб-подборки (Web-clips) в настройках, поскольку они очень похожи на простую рекламу.
2. В разделе настроек «Входящие» (Inbox) можно отключить маркеры, они только создают дополнительные, практически бессмысленные значки в папках.
3. Очень полезно привязать сбор почты с других ящиков в Gmail: можно не только управлять всем через один интерфейс, но даже отправлять письма с других ящиков прямо из Gmail.
4. Посетите раздел «Лаборатория» (Labs), где есть много интересных штучек: счётчик непрочитанных сообщений на значке в браузере, кнопка «Отметить как прочитанное», кнопка для принудительного обновления привязанных по POP-протоколу ящиков и прочее, прочее.
5. Включить текстовые подписи к кнопкам тоже не помешает: меня часто путают голые значки.
6. Наконец, тема Soft Gray мне нравится больше, чем High Contrast — меньше резких линий, ничего лишнего.


Итоги

Viola! Торжество минимализма и продуктивности:


Что мы имеем?


1. Входящие, где находятся только письма от живых людей, и потому значительно более важные, чем рассылки и уведомления;2. Чистый интерфейс, где всё неактуальное скрыто от глаз долой;3. Множество других полезностей.


Пользуйтесь почтой Google, живите счастливо и продуктивно!

А для любителей подарков ручной работы и посткроссинга с открытками у меня есть пара ссылок: одна и вторая, обязательно заходите!





Ярлыки: , , , , , , , ,

Комментарии: 8:

Blogger Wolfgur сказал(а)...

Отличный пост. У самого сделано примерно тоже самое :)

чт апр. 26, 01:53:00 ПП GMT+8  
Anonymous Анонимный сказал(а)...

фильтрую рассылки, как и вы
в фильтры можно не вбивать все домены, на которые подписан, а использовать также и стандартные адреса роботов, идущие до @, например - donotreply OR noreply OR notify и т.д.

чт апр. 26, 07:35:00 ПП GMT+8  
Blogger Владимир Жданов сказал(а)...

Как-то не подумал об этом, спасибо!

чт апр. 26, 08:18:00 ПП GMT+8  
Anonymous Анонимный сказал(а)...

У меня получается, что уведомлялки из некоторых социалок и форумов сообщают оперативную информацию. Я их оставляю в инбоксе, но метку notify присваиваю. Зато, по прочтении, легко очистить инбокс от уведомлялок, оставив сообщения, над которыми надо подумать/поработать. А так - пару лет минимум это использую (как стало реально читать почту через пуш на мобильных устройствах - встал вопрос фильтрации)

АК.

пт апр. 27, 01:14:00 ПП GMT+8  
Blogger Владимир Жданов сказал(а)...

Как вариант — почему бы и нет. Спасибо!

пт апр. 27, 01:16:00 ПП GMT+8  
Blogger Golovleva_SM сказал(а)...

Спасибо. Раньше эта информация была у меня только в видеолекции некоего известного института, а пока сформировался навык, я задолбалась эту лекцию пересматривать ))))

пн апр. 30, 01:18:00 ДП GMT+8  
Blogger Владимир Жданов сказал(а)...

Даже видеолекции? Ничего себе, не слышал.

пн апр. 30, 09:25:00 ДП GMT+8  
Blogger Игорь Брюхов сказал(а)...

Мне удобней следующее:
Включена опция Несколько папок входящее
настроены метки
label:01 Важное и срочное
label:02 Важное, но не срочное
label:03 Не важное, но срочное
label:04 Неважно и не срочно

Сообщения группируются как по рабочим группам(фильтры проекты, заказчики и клиенты. Почта автоматически разбирается по приоритетам и по важности.

Клиенты предупреждены, что все важные и срочные сообщения должны в теме письма иметь специальную фразу, что позволяет мгновенно реагировать на важные и срочные письма.

Эффективно и удобно.

сб мая 05, 01:51:00 ДП GMT+8  

Отправить комментарий

Подпишитесь на каналы Комментарии к сообщению [Atom]

Ссылки на это сообщение:

Создать ссылку

<< Главная страница

<data:blog.pageTitle/>

This Page

has moved to a new address:

http://blog.wtigga.com

Sorry for the inconvenience…

Redirection provided by Blogger to WordPress Migration Service